Wissensmanagement im Unternehmen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Aktiv geleitet kann es nicht nur den Unternehmenserfolg, sondern auch Mitarbeiterzufriedenheit beeinflussen. In diesem Artikel verstehen wir alles rund um Wissenserhalt und -verteilung im Detail und lernen Best Practices und Methoden des Wissensmanagements kennen..
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement (im Englischen „Knowledge Management“) umfasst alle Prozesse und Systeme, die darauf abzielen, Wissen innerhalb eines Unternehmens zu erfassen, zu speichern, zu verteilen und auch tatsächlich zu nutzen.
Dabei geht man davon aus, dass das vorhandene Wissen verteilt ist über Mitarbeitende, IT-Systeme und analoge Ressourcen, z.B. in Papierform. Ein zentraler Zugriff auf alle Wissensquellen soll für alle Beteiligten von Vorteil sein.
Das Ziel von Wissensmanagement ist es, das kollektive Wissen der Organisation zu maximieren und so die Effizienz und Innovationskraft zu steigern.
Warum ist aktives Wissensmanagement im Unternehmen so wichtig?
Besonders in den letzten Jahren ist die Diskussion um effizientes Wissensmanagement intensiviert worden. Unternehmen stehen wichtigen Herausforderungen gegenüber:
Nicht vorhandenes Wissen muss erworben werden
Oft sind Wissenslücken offensichtlich und leicht zu beheben — manchmal hingegen besteht gar kein Bewusstsein über fehlendes Wissen oder eine schlechte Informationslage.
So oder so, wenn wichtige Kompetenzen fehlen, dann muss dies festgestellt und gelöst werden.
Besonders im Onboarding ist der Bedarf an Wissenserwerb offensichtlich, jedoch geht er weit darüber hinaus und betrifft auch langjährige Mitarbeitende.
Vorhandenes Wissen muss genutzt werden
Im digitalen Zeitalter haben wir zwar einen schier unendlichen Pool an Wissen und Daten zur Verfügung, müssen dabei aber sicherstellen ihn effizient zu nutzen.
Was hilft uns die Dokumentation und das Tracking, wenn wir am Ende keinen Zugriff auf daraus resultierenden Erkenntnissen haben?
Und was bringt ein professionelles Knowledge Management System, wenn wir die Daten darin nicht richtig auswerten und interpretieren können?
Vorhandenes Wissen muss erhalten werden
Wissensmanagement spielt eine zentrale Rolle für den Unternehmenserfolg weil es für Entscheidungsfindung, Erfahrungsaustausch, Risikominimierung und Wettbewerbsfähigkeit unverzichtbar ist.
- Effiziente Entscheidungsfindung: Durch den schnellen Zugriff auf relevantes Wissen können fundiertere Entscheidungen getroffen werden.
- Erfahrungsaustausch: gegenseitige Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Bewältigung neuer Herausforderungen
- Risikominimierung: Durch die Sicherstellung, dass kritisches Wissen nicht verloren geht.
- Wettbewerbsvorteil: Durch effizientes Wissensmanagement profitieren Unternehmen als auch Mitarbeiter persönlich
Besonders der Fachkräftemangel und die Pensionierungswelle sind zwei bedeutende Herausforderungen, denen Unternehmen und Organisationen in den kommenden Jahren gegenüberstehen.
Der Fachkräftemangel bezieht sich auf die Schwierigkeiten, qualifizierte Arbeitskräfte zu finden, insbesondere in Bereichen mit spezialisiertem Know-how oder technischen Fähigkeiten.
Gleichzeitig steht vielen Branchen eine Pensionierungswelle bevor, bei der viele erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und ihr Wissen und ihre Expertise aus dem Unternehmen ausscheiden.
Diese beiden Trends verstärken die Notwendigkeit effektiven Wissensmanagements. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie das vorhandene Wissen der ausscheidenden Mitarbeitende erfassen und übertragen können, um Lücken zu vermeiden und die Kontinuität im Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Gleichzeitig müssen sie Strategien entwickeln, um den Fachkräftemangel zu adressieren, sei es durch gezielte Weiterbildung, Rekrutierung oder den Einsatz von Technologien zur Unterstützung und Optimierung von Arbeitsprozessen.
Methoden des Wissensmanagements
Es gibt unzählige Strategien und Methoden für unternehmerisches Wissensmanagement. Dazu gehören Methoden im Bereich der Wissensbewahrung, des Wissenstransfer und der Wissensverwertung. Die wichtigsten sollen im folgenden kurz umrissen werden.
Methoden der Wissensbewahrung
Eine zentrale Strategie im Wissensmanagement ist die Dokumentation von Prozessen und Best Practices in eigenen Knowledge Management Systemen. Dies bedeutet, dass Arbeitsabläufe und bewährte Verfahren systematisch festgehalten werden, um Wissen langfristig zu sichern.
Die Archivierung von Projektdaten ist ebenfalls wichtig, um Ergebnisse und Erfahrungen zu speichern und später nutzen zu können. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass wertvolles Wissen erhalten bleibt, auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Ein erster Schritt in diese Richtung ist oft ein Wissens-Audit. Es umfasst die Identifizierung und Bewertung des vorhandenen Wissens innerhalb der Organisation. Durch ein gründliches Wissensaudit können Unternehmen feststellen, welche Wissenslücken bestehen und welche Ressourcen effizient genutzt werden können.
Methoden des Wissenstransfers
Ein effektiver Wissenstransfer stellt sicher, dass Wissen innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird.
Mentoring-Programme sind hierbei besonders hilfreich: Erfahrene Mitarbeiter teilen ihr Wissen mit neuen Kollegen.
Workshops und Schulungen bieten zudem eine Plattform, um Wissen regelmäßig zu aktualisieren und zu erweitern. Diese Programme fördern nicht nur den Wissenstransfer, sondern auch die Zusammenarbeit und den Teamgeist.
Methoden der Wissensverwertung
Die Wissensverwertung fokussiert sich darauf, vorhandenes Wissen effektiv zu nutzen. Wissensdatenbanken oder sogenannte Knowledge Management Systeme spielen eine zentrale Rolle, da sie eine strukturierte Plattform bieten, auf der Wissen gespeichert und leicht abgerufen werden kann.
Die Analyse und Auswertung von Daten ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse aus gesammelten Informationen zu gewinnen. Durch diese Analysen können Trends erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Best Practices für Wissensmanagement im Unternehmen
Es gibt einige Tipps und Wissensmanagement Best Practices, an denen sich Unternehmen grundlegend für förderliches Wissensmanagement orientieren können:
Moderne Technologie sinnvoll einsetzen
Es gibt eine unüberschaubare Anzahl von Wissensmanagement Tools, vom persönlichen bis zum organisationalen Knowledge Management System. Ganz besonders die fortschreitende Entwicklung künstlicher Intelligenz hat enormes Potential, betriebliches Wissensmanagement zu erleichtern.
Eine Kernaufgabe eines jeden Unternehmens ist es, die Auswahl bewusst in Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden zu treffen, sodass Wissensmanagement-Tools zu den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens passen.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Wissen
Die Inhalte eines Wissensmanagement-Tool sollen niemals statisch sein. Wissensinhalte erweitern, auditieren, pflegen und anpassen sind ausschlaggebend für die Nützlichkeit.
Vor allen Dingen um eine eventuelle Personalfluktuation vorzubereiten ist die fortlaufende Aktualisierung der bestehenden Wissensbasis unumgänglich. Jedoch gehen diese Tätigkeiten im Alltag oft unter.
Was in der Vergangenheit viel manuelle Arbeit bedeutet, kann heute jedoch von der sinnvollen Auswahl von den Wissensmanagement Tools im Unternehmen geklärt werden.
Eine Kultur des Teilens fördern
Unternehmen können Mitarbeitende zur aktiven Teilnahme am Wissensmanagement ermutigen.
Dazu können formelle und informelle Gelegenheiten dienen.
Zu den formellen gehören beispielsweise bewusst initiierte Mentoring-Programme oder interne Weiterbildungen von Mitarbeitenden für Mitarbeitende.
Auch informelle Gelegenheiten wie ein gemeinsames Frühstück kann bei der langfristigen Weitergabe von Wissen unterstützen. Das Themengebiet des „Ritual Designs“ kann hier spannende Inspiration bieten.
Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren
Unternehmen sollten sicherstellen, dass jeder weiß, wie und was geteilt werden soll. Bestenfalls wird dies auch verschriftlich und überprüft – Abweichungen werden unwillkürlich dennoch passieren.
Beispielsweise kann für das Onboarding genau bestimmt werden, welche Informationen zu welchen Zeitpunkt von welcher Person übergeben werden.
Zumeist sind die Grundlagen davon im Organisationsmodell verankert; neue Organisationsmodelle wie holokratische Modelle können helfen, diese flexibler zu gestalten.
Auch hier können Wissensmanagement-Tools eine große Stütze sein: Viele haben sehr detaillierte Berechtigungseinstellungen, damit auch sensible Informationen nicht ungewollt geteilt werden.
Fazit
Effizientes Wissensmanagement im Unternehmen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Durch effektive Methoden des Wissensmanagements und den Einsatz geeigneter Tools können Unternehmen ihr Wissen optimal nutzen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Key Take-Aways
- Bewusstes Wissensmanagement ist absolut unverzichtbar
- Kulturelle und organisatorische Maßnahmen sind entscheidend für die erfolgreiche Implementierung von Wissensmanagement.
- Nur wenn die richtigen Strategien und Tool-Entscheidungen gewählt werden , kann Wissensmanagement Unternehmen auch tatsächlich helfen
Klingt spannend?
Gerne sprechen wir mit Ihnen über die Möglichkeiten, die künstliche Intelligenz für das Wissensmanagement Ihres Unternehmens bereithält!
