Große individuelle IT-Systeme sind, sofern sie ordentlich aufgesetzt wurden, langfristig in Unternehmen im Einsatz. Durch regelmäßige Updates und Wartungsleistungen werden sie technologisch auf einem aktuellen Stand gehalten und an neue geschäftliche Anforderungen angepasst. Technologien entwickeln sich jedoch rasant weiter und wenn sich die technologische Basis zu stark verändert, steht man irgendwann vor der Frage, ein System komplett abzulösen und neu zu entwickeln oder zu migrieren. Dieses „Schreckgespenst Softwaremigration“ ist für jedes Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe, stellt aber Unternehmen aus der Bahnbranche (Infrastrukturbetreiber, Eisenbahnverkehrsunternehmen, …) vor besondere Herausforderungen. Mit diesen und deren Lösungen beschäftigen wir uns seit vielen Jahren in zahlreichen Kundenprojekten und in diesem Blogartikel.
Alte IT-Systeme, neue Anforderungen: Warum Die Bahnbranche auf Softwaremigration setzt
Gerade im Umfeld von Unternehmen der Bahnindustrie haben die IT-Systeme besonders lange Lebenszyklen. Das liegt, allen Unkenrufen zum Trotz, nicht etwa daran, dass es in diesem Bereich besonders wenig Investitionsbereitschaft oder Modernisierungswille gäbe, sondern vielmehr an der immensen Komplexität dieser Systeme, die den reibungslosen Ablauf des Bahnbetriebs sicherstellen. Doch auch qualitativ hochwertige Software, die auf Basis eines zum Erstellungszeitpunkt aktuellen Technologie-Stacks entwickelt wurde und seither gute Dienste leistet, kommt irgendwann an einen Punkt in ihrem Lebenszyklus, an dem ein kleines Update nicht mehr ausreicht, um die benötigten Funktionalitäten zu gewährleisten. Dann wird eine Migration unumgänglich. Konkret sind das die Top-Gründe, warum sich Unternehmen im Allgemeinen und die Bahnbranche im Besonderen dafür entscheiden eine Softwaremigration in Angriff zu nehmen:
1. Veraltete Systemkomponenten
Software, die seit Jahrzehnten im Einsatz ist und auf mittlerweile veralteten Technologien basiert, unterstützt benötigte Funktionalitäten nicht mehr. Der Umstieg auf moderne Technologien verbessert Zuverlässigkeit, Sicherheit und Wartbarkeit der Systeme und ermöglicht leistungsfähigere und effizientere Lösungen für die Unterstützung der Geschäftsprozesse.
2. Hohe Betriebskosten
Veraltete Systeme benötigen oft spezielle Hardware und erfahrene Techniker*innen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Das treibt die Betriebskosten in die Höhe. Moderne Lösungen benötigen weniger Wartung und können wesentlich effizienter betrieben werden.
3. Sicherheitsrisiken
Auf veralteter Technologie basierende Software ist wesentlich anfälliger für Sicherheitslücken und Cyberangriffe. Wird der Support für bestimmte Systemkomponenten komplett eingestellt, gibt es auch keine Security Patches mehr und die Vulnerabilität steigt. Eine Migration auf moderne Technologie erhöht daher die Sicherheit der Unternehmensdaten und schützt vor potenziellen Cyberangriffen.
4. Veränderte Systemanforderungen
IT-Systeme sind dynamische Gebilde – neue Anwendungen kommen hinzu, alte werden ersetzt. Das ändert die technischen und inhaltlichen Anforderungen an die Systeme. Moderne, flexible und skalierbare Systeme können besser mit sich ändernden Anforderungen Schritt halten. Damit erhöhen sich Leistungsfähigkeit und Effizienz der IT-Landschaft.
5. Fehlende Integration
Isoliert entwickelte Altsystem lassen sich oft nicht so einfach in ein neueres System integrieren. Ineffiziente Arbeitsabläufe und redundante Daten sind die Folge. Eine Ablöse ermöglicht eine bessere Integration und hilft, die Geschäftsprozesse zu optimieren.
6. Verbesserung der Benutzererfahrung
Die Benutzerfreundlichkeit einer Software-Anwendung hängt davon ab, wie gut deren Bedienung den Gewohnheiten ihrer Nutzer*innen entspricht. Was für eine Benutzeroberfläche als „modern“ gilt und ob eine Anwendung intuitiv verwendbar ist, das ist einem stetigen Wandel unterworfen. Insbesondere junge Arbeitnehmer*innen, werden sich daher mit alten Anwendungen schwertun. Die Modernisierung solcher Systeme steigert daher die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen und die erhöht die Akzeptanz der Anwendungen.
7. Regulatorische Anforderungen
Neue gesetzliche und regulatorische Anforderungen können dazu führen, dass alte Software nicht mehr rechtskonform ist. Durch eine Migration wird sichergestellt, dass alle Systeme den geltenden Vorschriften entsprechen. Rechtliche und damit verbundene finanzielle Risiken werden so vermieden.
8. Ausfall des IT-Lieferanten
Ist die Zusammenarbeit mit dem ursprünglichen IT-Lieferanten nicht mehr möglich oder gewünscht, kann das Altsystem nicht mehr ordnungsgemäß gewartet werden. Einen neuen Lieferanten zu finden, der das System übernehmen kann, ist oft schwierig und eine Migration daher unumgänglich.
9. Wegfall von Experten
Langjährig eingesetzte IT-Systeme sind oft abhängig von wenigen Expert*innen. Verlassen diese wichtigen Wissensträger*innen das Unternehmen irgendwann, z.B. in die Pension, geht das Wissen über diese Systeme verloren. Das Know-how über moderne Technologien ist weiter verbreitet und dadurch besser verfügbar. Das erleichtert die Suche nach neuen Fachkräften und unterstützt den reibungslosen Betrieb der Systeme.
Herausforderungen und Strategien bei der Migration von IT-Systeme in Bahnunternehmen
Die Migration von Altsystemen ist oft ein undankbares Unterfangen. Es erscheint schwer, die Notwendigkeit zu rechtfertigen, ein seit vielen Jahren funktionierendes System für beträchtliche Kosten zu migrieren, nur um im besten Fall den gleichen Funktionsumfang zu erhalten. Daher tendiert man dazu, kleinere Probleme zunächst mit kostengünstigen Lösungen zu beheben, um die wichtigsten Funktionen aufrechtzuerhalten. Diese Strategie ist eine Zeit lang sinnvoll, insbesondere angesichts der Risiken, die eine Migration für die komplexen IT-Systeme von Bahnunternehmen birgt. Irgendwann jedoch erreicht man den Punkt, an dem diese Übergangslösungen nicht mehr ausreichen und eine umfassende Migration unausweichlich wird. EVUs und andere Unternehmen der Bahnbranche sehen sich dabei vielfältigen Herausforderungen gegenüber:
Komplexität der IT-Systeme
EVUs verwenden eine Vielzahl von spezialisierten und miteinander verknüpften Systemen für unterschiedliche Aufgaben wie Fahrplanmanagement, Abrechnung, Fahrzeugwartung oder Streckenüberwachung. Diese sind häufig über viele Jahre hinweg gewachsen und umfassen sowohl moderne als auch alte Technologien. Aus diesem Grund existiert keine durchgängige Spezifikation über alle Funktionalitäten des gesamten Systems. Zusätzlich sind auch wichtige externe Systeme und Prozesse angebunden. Bei einer Migration müssen alle Abhängigkeiten und Integrationen berücksichtigt werden, was insbesondere dann eine große Herausforderung darstellt, wenn die Schnittstellen zu den Umfeldsystemen nicht vollständig dokumentiert sind.
Lösungsansatz: Zur Vorbereitung des Migrationsprojekts ist eine gründliche Bestandsaufnahme und Dokumentation der vorhandenen Systeme und ihrer Schnittstellen unerlässlich. Dabei können verschieden Enterprise Architecture Management Tools (EAM) unterstützen. Einmal durchgeführt steht diese Arbeit, dann auch für zukünftige Projekte immer wieder zur Verfügung.
Minimierung der Betriebsunterbrechungen
Betriebsunterbrechungen sind bestenfalls unangenehm, können aber im Fall von EVUs und anderen Unternehmen der Bahnbranche kaskadierende Auswirkungen auf angrenzende IT-Systeme, Fahrpläne oder sogar die Sicherheit des Eisenbahnverkehrs haben. Über die Risiken sollte man sich daher bereits im Vorfeld im Klaren sein. Generell sollte eine Migration aber so durchgeführt werden, dass Betriebsunterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden.
Lösungsansatz: Neben einer gründlichen Risikoanalyse hilft ein gut durchdachter Migrationsplan bei der Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität. Dieser sollte schrittweise vorgehen und umfangreiche Tests vor und nach der Migration beinhalten. Auch der Einsatz von Hochverfügbarkeitstechnologien und Failover-Lösungen kann helfen, den Betrieb während der Migration aufrechtzuerhalten.
Datenintegrität und -sicherheit
EVUs verfügen über einen umfangreichen Datenschatz, von Fahrplänen über Wartungsprotokolle bis hin zu Personendaten, deren vollständige und korrekte Migration sichergestellt werden muss.
Lösungsansatz: Backups und umfassende Testläufe sind der Klassiker im Bereich der Datenmigration. Zusätzlich helfen Migrationswerkzeuge, die Datenvalidierung und -verifizierung unterstützen.
Regulatorische Anforderungen
Die Bahnbranche unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen (NIS, Eisenbahn-Sicherheitsverordnung, Interoperabilitätsrichtlinie, uvm.), die auch nach einer Systemmigration erfüllt werden müssen. Dazu sind die neuen Systeme entsprechend so zu konfigurieren, dass sie alle relevanten Vorschriften und Standards einhalten.
Lösungsansatz: Eine Zusammenarbeit mit juristischen Expert*innen kann sicherstellen, dass alle regulatorischen Anforderungen während der Migration berücksichtigt und erfüllt werden.
Einführung und Akzeptanz neuer Systeme
Neue Systeme bringen oft auch neue Prozesse und Arbeitsweisen mit sich. Um sie effektiv zu nutzen, müssen die Mitarbeiter*innen entsprechend geschult werden. Aber auch die Akzeptanz dieser Systeme ist ein wichtiges Thema, denn wer sich über viele Jahre mit einer Anwendung vertraut gemacht hat und sich gut darin auskennt, der tut sich mit einem neuen System möglicherweise schwer.
Lösungsansatz: Neben Schulungen der Mitarbeiter*innen für das neue System ist eine frühzeitige Einbeziehung der Anwender*innen besonders wichtig. So können deren Bedürfnisse und Bedenken in die Planung mit einbezogen werden, die Mitarbeiter*innen verstehen den Sinn der Softwareablöse und haben nicht das Gefühl, dass ihnen irgendein Programm „von oben“ aufgezwungen wird.
Effektive Softwaremigration im Bahnbereich: Ein Leitfaden
Dass die Komplexität der IT-Systeme bei Bahnunternehmen viele Herausforderungen für Softwaremigrationsprojekte bereithält, wurde bereits ausführlich dargelegt. Ein einfaches Ausschreibungsverfahren, bei dem sämtliche Pflichten und Risiken in den Kriterien festgehalten werden und der billigste Anbieter gewählt wird, führt selten zum gewünschten Erfolg. IT-Lösungen erscheinen oft einfacher als sie tatsächlich sind, und viele Anforderungen werden erst im Verlauf der Migration klar. Ein iteratives Vorgehen mit kontinuierlichen Zwischenergebnissen, die bereits einen Mehrwert schaffen, ist die bessere Alternative. Doch wie geht man bei einer Softwaremigration richtig vor?
1. Vorbereitung
Bestandsaufnahme und Analyse
Zu Beginn steht eine technische Analyse des betroffenen Systems. Dabei sind folgende Schritte wesentlich:
- Dokumentation aller aktuellen Systeme und ihrer Funktionalitäten
- Erfassung der Schnittstellen zu internen und externen Systemen
- Analyse und Dokumentation der Datenhaltung (meist relationale Datenbanken)
- Analyse und Dokumentation benutzerbasierter Prozesse (die Einbindung der zukünftigen Anwender*innen ist hier besonders wichtig)
Das sieht auf den ersten Blick sehr idealtypisch aus. In der Praxis sind nicht immer alle Informationen verfügbar, zum Beispiel der Source-Code ist nicht bekannt oder die Schnittstellen wurden nicht dokumentiert. Gute technische Experten können dennoch die notwendigen Informationen aus bestehenden Systemen extrahieren. Entscheidend ist dabei das Mindset der Systemanalysten. Wer mit Interesse und Wertschätzung auch an fremde Lösungen herangeht, dem wird es gelingen alle wesentlichen Funktionalitäten eines Systems zu analysieren.
Zieldefinition
Eine klare Zieldefinition ist entscheidend für den Erfolg. Es muss sowohl für das Bahnunternehmen als auch für den IT-Dienstleister klar sein, was von der Migration erwartet wird. Dies sollte im Einklang mit den technologischen und strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Ein erfahrener IT-Dienstleister kann eine unvoreingenommene Außensicht einbringen, die Anforderungen hinterfragen und alternative Möglichkeiten aufzeigen. Die Bandbreite möglicher Lösungen reicht von der Überführung einiger Funktionalitäten in Umgebungssysteme bis hin zur kompletten Neuentwicklung. Wichtig ist, dass die Analyse und Planung nicht als Vorleistung zu einem potenziellen Auftrag, sondern als eigene, fair bezahlte Dienstleistung verstanden wird, die ergebnisoffen und mit dem Ziel, die beste Lösung für den Auftraggeber zu finden, erbracht wird.
Risikoanalyse
Die Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken sind für businesskritische Systeme, wie sie in EVUs und anderen Unternehmen der Bahnbranche zu finden sind, von großer Bedeutung. Dazu gehören technische Herausforderungen, mögliche Betriebsunterbrechungen und Sicherheitsaspekte. Auch wenn viele Risiken erst im Laufe des Projekts sichtbar werden, lohnt es sich, eine Strategie zur Minimierung der bekannten Risiken zu entwickeln.
2. Planung
Entwicklung der Migrationsstrategie
Basierend auf der Analyse und den definierten Zielen lässt sich eine fundierte Migrationsstrategie festlegen. Diese sollte den Migrationsumfang, die Auswahl geeigneter Migrationsmethoden sowie einen Zeitplan und Meilensteine beinhalten, anhand derer ein laufendes Monitoring des Projektfortschritts erfolgen kann.
Ressourcenplanung
Eine gute Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dazu gehören technische, personelle und finanzielle Ressourcen. Auch die Kosten für den laufenden IT-Betrieb sollten mitbedacht werden. Grundlage dafür sind technologische Entscheidungen wie der ausgewählte Technologie-Stack, die Betriebsumgebung (Cloud oder On-Premise), Mengengerüste, etc.
3. Implementierung
Low-hanging Fruits und Pilotprojekte
Pilotprojekte können helfen, die Migrationsstrategie zu testen und frühzeitig mögliche Stolpersteine zu identifizieren. Hierfür eignen sich wenig kritische oder eher isolierte Systeme. Ein mit Migrationsprojekten erfahrener IT-Dienstleister kann helfen „low-hanging Fruits“ aufzuspüren, also kleine Projekte oder leicht erreichbare Schritte innerhalb des großen Migrationsprojekts, durch deren Umsetzung schnell einige Probleme behoben werden können. Das nimmt den Druck aus dem Projekt, führt zu sichtbaren und wirksamen Zwischenergebnissen und verschafft zeitlichen Spielraum.
Datenmigration
Die Datenmigration ist ein kritischer Schritt in Migrationsprojekten und erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Dies umfasst die Sicherung aller Daten durch Backups, die Reinigung und Validierung der Daten sowie deren Übertragung auf das neue System.
Testen
Umfangreiche Tests gehören zwar zu den unbeliebteren Aufgaben, sind aber entscheidend für den Erfolg des Projekts. Dazu gehören Funktionstests (Überprüfung der Systemfunktionen) und Integrationstests (Überprüfung der Schnittstellen zu anderen Systemen). Auch Benutzertests durch die Endanwender*innen und die Einarbeitung des daraus resultierenden Feedbacks sind in dieser Phase wichtig.
4. Einführung
Schrittweise Einführung
Eine schrittweise Einführung des neuen Systems, beginnend mit den am wenigsten kritischen Bereichen, hilft, betriebliche Unterbrechungen zu vermeiden. Nach und nach kann die Nutzung dann erweitert werden.
Schulung und Unterstützung
Eine ausreichende Schulung ist notwendig, damit die Endanwender*innen das neue System effektiv nutzen können. Eine frühzeitige Einbindung der Nutzer*innen ins Projekt erhöht hier das Vorwissen und die Akzeptanz, da deren Feedback bereits von Beginn an berücksichtigt werden kann. Auch nach der Einführung sollte fortlaufende Unterstützung und Schulung durch den IT-Dienstleister angeboten werden.
Überprüfung und Optimierung
Der laufende Betrieb zeigt oft noch Lücken und Anwendungsfälle, an die im Vorfeld nicht gedacht wurde. Auch nach der Einführung sollten daher Prozesse und Systeme noch optimiert und das Feedback der Anwender*innen implementiert werden.
5. Nachbereitung
Review und Dokumentation
Aus einem abgeschlossenen Migrationsprojekt lässt sich viel lernen, sowohl auf Seiten des IT-Dienstleisters als auch beim Auftraggeber. Was ist gut gelaufen? Was hat weniger gut funktioniert und was würde man in einem nächsten Migrationsprojekt anders machen? Wer den Weg für zukünftige Migrationsprojekte ein wenig vereinfachen möchte, sollte folgendes dokumentieren:
- Erfolgreiche Strategien und Best Practices
- Aufgetretene Probleme und deren Lösungen
- Empfehlungen für zukünftige Migrationsprojekte
Langfristige Wartung
Die Zusammenarbeit zwischen IT-Dienstleister und Auftraggeber endet nicht mit der Auslieferung des neuen Systems. Langfristige Wartung und Unterstützung sollten von Anfang an geplant sein. Regelmäßige Updates und Sicherheitsüberprüfungen gewährleisten die Nachhaltigkeit, Langlebigkeit und Sicherheit des Systems. Gerade im Bereich der EVUs mit ihren komplexen individuellen Lösungen, bietet eine langfristige, vertrauensvolle Partnerschaft zwischen IT-Dienstleister und EVU viele Vorteile.
Fazit
Die Migration alter IT-Systeme in der Bahnbranche ist eine komplexe, aber unvermeidliche Aufgabe, die sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Alte Systeme stoßen irgendwann an ihre Grenzen, sei es durch veraltete Technologien, hohe Betriebskosten, Sicherheitsrisiken oder veränderte Anforderungen. Eine systematische Herangehensweise, beginnend mit einer umfassenden Bestandsaufnahme und Risikoanalyse, über eine iterative Implementierung mit kontinuierlichen Zwischenergebnissen, bis hin zu einer sorgfältigen Einführung und Nachbereitung, ist der Schlüssel zum Erfolg. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Bahnunternehmen und erfahrenen IT-Dienstleistern können die spezifischen Herausforderungen gemeistert und eine nachhaltige Modernisierung der IT-Landschaft erreicht werden. Langfristige Partnerschaften und kontinuierliche Unterstützung sichern dabei den reibungslosen Betrieb und die Weiterentwicklung der Systeme, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden.
Bei ONTEC sind wir seit über 20 Jahren darauf spezialisiert, die vielfältigen Herausforderungen im IT-Bereich zu meistern. Wir analysieren, entwerfen, implementieren, warten und betreiben individuelle Softwarelösungen und führen Migrationsprojekte durch – insbesondere für Unternehmen aus der Bahn-Branche. Als professioneller IT-Dienstleister legen wir großen Wert auf eine integrative und offene Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Gemeinsam mit den Fachabteilungen vernetzen und integrieren wir IT-Systeme, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden und eine nachhaltige Modernisierung der IT-Landschaft zu gewährleisten. So sichern wir den reibungslosen Betrieb und die Weiterentwicklung der Systeme, um den Herausforderungen der Zukunft erfolgreich zu begegnen.
