Die ISAE 3402 (das steht für International Standard on Assurance Engagements) ist ein international anerkannter Prüfstandard in deren Rahmen das interne Kontrollsystem von Servicedienstleistern wie ONTEC durch unabhängige Wirtschaftsprüfer bewertet und zertifiziert wird. Die offizielle Dokumentation über die Einhaltung der regulatorischen Regeln schafft Vertrauen bei Kunden und signalisiert, dass nach höchsten Sicherheitsstandards gearbeitet wird. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, den Zertifizierungsprozess zu beginnen und diesen am 07.11.2024 erfolgreich abgeschlossen. In diesem Beitrag möchten wir dich auf die Reise zur ISAE 3402-Zertifizierung mitnehmen.
Entmystifizierung des Begriffs „ISAE 3402“
Der ISAE-Standard ist vor allem in hoch regulierten Branchen wie dem Finanz- und Bankensektor oder Versicherungen von großer Bedeutung. Es gibt verschiedene ISAE-Berichte, die häufigsten Typen sind jedoch ISAE 3402 und ISAE 3000. Die ISAE 3402 zielt auf die Kontrolle von Outsourcing-Dienstleistern ab, die sich mit finanziellen Prozessen beschäftigen. Grob geht es darum, bestimmte Prozesse und interne Kontrollen nachweisen zu können. Dass wir auch nach ISO 27001 zertifiziert sind, half auf dem Weg zur ISAE 3402, dennoch stellt der Standard noch ganz eigene Anforderungen an Unternehmen.
Kubernetes ist eine Open-Source-Orchestrierungsplattform, die entwickelt wurde, um die Verwaltung, Skalierung und Bereitstellung von Container-Anwendungen zu automatisieren. Während Docker sich auf die Erstellung und Ausführung einzelner Container konzentriert, bietet Kubernetes erweiterte Funktionen für das Management von Container-Clustern. Damit eignet sich Kubernetes für den produktiven Einsatz großer, verteilter Anwendungen, bei denen Funktionen wie Lastverteilung, automatische Skalierung, Selbstheilung und automatische Rollout von Updates erforderlich sind.
Der Umsetzungsprozess
ISAE wäre kein relevanter Standard, wäre die Zertifizierung nicht mit etwas Aufwand und ein paar Herausforderungen verbunden. Die hohen Prüfungsanforderungen forderten uns in vielerlei Hinsicht:
Kubernetes ist eine Open-Source-Orchestrierungsplattform, die entwickelt wurde, um die Verwaltung, Skalierung und Bereitstellung von Container-Anwendungen zu automatisieren. Während Docker sich auf die Erstellung und Ausführung einzelner Container konzentriert, bietet Kubernetes erweiterte Funktionen für das Management von Container-Clustern. Damit eignet sich Kubernetes für den produktiven Einsatz großer, verteilter Anwendungen, bei denen Funktionen wie Lastverteilung, automatische Skalierung, Selbstheilung und automatische Rollout von Updates erforderlich sind.
Zeit- und Ressourcenaufwand
Um die erforderlichen Dokumentationen und Nachweise erbringen zu können, mussten wir uns intensiv mit den Standards und Anforderungen zum Beispiel in Bezug auf Risikobewertung, Kontrollaktivitäten und Dokumentationsanforderungen auseinandersetzen. Diese Vorbereitungen waren zeitintensiv und erforderten gute Planung und die richtige Balance zwischen der Umsetzung der Zertifizierungsanforderungen und dem Tagesgeschäft.
Frühzeitige Planung und klare Verantwortlichkeiten. Ein gut strukturiertes Projektmanagement durch ein Team, das die Zertifizierung koordiniert hilft dabei, den Prozess reibungslos zu gestalten.
Bewusstsein schaffen
So eine Zertifizierung und insbesondere die zugrundeliegenden Prozesse können für die Mitarbeiter*innen, die sie einhalten müssen unter umständen unverständlich wirken und mitunter sogar etwas mehr Aufwand bedeuten. Daher ist es sehr wichtig, ein Bewusstsein dafür zu fördern, warum es wichtig ist, bestimmte Standards einzuhalten und im täglichen Arbeitsprozess umzusetzen. Dafür ist von Anfang an eine klare Kommunikation über den Stand, die nächsten Schritte und die Ziele der Zertifizierung notwendig. Das schafft Klarheit und hilft, Skepsis und eventuelle Widerstände abzubauen.
Frühzeitige Einbindung und regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter*innen. So lässt sich sicherstellen, dass alle die Standards verstehen und wissen, wie die Prozesse in der täglichen Arbeit umgesetzt werden können.
Dokumentationserstellung
Eine Voraussetzung für die ISAE-Zertifizierung ist die exakte Beschreibung jedes Prozesses und jeder Kontrolle. In der Praxis stellt es einen hohen Aufwand dar, sicherzustellen, dass die Dokumentation aktuell, vollständig und korrekt ist. Um die Kontrollziele sauber und präzise auszuformulieren haben wir uns mit einigen W-Fragen beholfen:
- Was – Definition des Kontrollziels
- Wie – Wie wird das Kontrollziel sichergestellt
- Warum – Welchen Zweck erfüllt die Erreichung des Kontrollziels
- Wer – Wer, welche Rolle, ist für die Durchführung der Prozesse und die Erreichung des Kontrollziels verantwortlich
- Wann – Festlegung der Frequenz und des Zeitpunkts der Überprüfung des Kontrollziels
Die Erstellung einer solchen Kontrollmatrix verlangt viel Sorgfalt und die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, um konsistente und vollständige Berichte zu gewährleisten.
Genauigkeit, klare Definitionen und Transparenz von Anfang an. Je genauer die Prozesse beschrieben und die W-Fragen beantwortet sind, desto einfacher fällt es, die Berichte aktuell zu halten. Eine Abkürzung gibt es hier jedoch nicht. Die Dokumentation stellt das Herzstück der Zertifizierung dar und Sorgfalt ist einfach geboten.
Prüfungsprozess und Nachweise
Der eigentliche Prüfungsprozess wird durch eine*n externen Auditor*in durchgeführt und kann durchaus sehr intensiv sein. Es wird nicht nur die Einhaltung der festgelegten Prozesse geprüft, sondern auch detaillierte Nachweise und Beispiele aus der Praxis verlangt. Es kann auch vorkommen, dass einige Nachweise aufwendiger zu erstellen sind, als ursprünglich angenommen und es ist sicherzustellen, dass jeder Prozess tatsächlich so funktioniert, wie er dokumentiert wurde. Die Prüfung stellt den Höhepunkt der Zertifizierungsbestrebungen dar und es zeigt sich schnell, ob man im Vorfeld sauber gearbeitet hat.
Externe Unterstützung in Erwägung ziehen. Die ISAE-Zertifizierung kann sehr anspruchsvoll sein und daher kann es sinnvoll sein, einen externen Berater hinzuzuziehen, der in dem Bereich bereits Erfahrung hat und mit einem Blick von außen der eigenen Betriebsblindheit entgegenwirken kann.
Was bringt die ISAE-Zertifizierung?
Vertrauensaufbau
Durch die Zertifizierung können wir unseren Kunden die Sicherheit bieten, dass unsere Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen von einer unabhängigen Stelle überprüft und für gut befunden wurden. So stärken wir das Vertrauen unserer Kunden in unsere Leistungen und vereinfachen vielfach auch deren interne Sicherheitsprozesse. Indem wir klar dokumentierte Prozesse und Kontrollen nachweisen, zeigen wir unseren Kunden, dass sie sich auf uns verlassen können.
Optimierung der internen Prozesse
Durch die detaillierte Analyse und Verbesserung unserer internen Prozesse konnten wir gezielt Schwachstellen aufdecken und die Abläufe insgesamt gezielt optimieren, sodass sie hohen Sicherheits- und Effizienzstandards entsprechen. Auf diese Weise haben wir die Qualität unserer Dienstleistungen weiter erhöht.
Erfüllung regulatorischer Anforderungen
Gerade in der Finanzbranche hat die ISAE eine hohe Bedeutung. Sie ermöglicht uns, für unsere Kunden den offiziellen Nachweis zu erbringen, dass wir die regulatorischen Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden erfüllen. Das vereinfacht wiederum auch unseren Auftraggebern ihre gesetzliche Compliance nachzuweisen. Die Zertifizierung beweist, dass insbesondere in den Bereichen IT-Sicherheit und Datenschutz unsere Sicherheitsvorkehrungen dem neuesten Stand entsprechen.
Fazit
Die ISAE 3402-Zertifizierung stellt zwar eine bedeutende Herausforderung dar, bringt jedoch langfristig Vorteile. Der Weg dorthin erfordert eine sorgfältige Planung, eine präzise Dokumentation und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, um Akzeptanz zu schaffen. Die Prüfung durch externe Auditoren bestätigt nicht nur die Einhaltung der Standards, sondern stärkt auch das Vertrauen der Kunden und verbessert interne Prozesse. Insbesondere in regulierten Branchen wie dem Finanzsektor ermöglicht die Zertifizierung den Nachweis über Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen. Letztlich zeigt sich: Dadurch, dass wir diesen Aufwand auf uns genommen haben, profitieren wir nicht nur von einer gesteigerten Prozessqualität, wir stärken auch das Vertrauen des Marktes in unsere Dienstleistungen.
War das hilfreich?
Wenn du mehr über die ISAE-Zertifizierung wissen möchtest, wie sie die IT-Sicherheit erhöht und den Nachweis der Compliance mit regulatorischen Anforderungen erleichtert, dann melde dich gerne bei uns für ein kostenloses Informationsgespräch.
Hannes Gruber
ONTEC AG
Kundenorientierung bedeutet für mich sich in die Lage des Kunden versetzen zu können. Genaues Zuhören, verstehen und ein fachlich top aufgestelltes Team sind hierbei entscheidend, um den Kunden die optimale Lösung anzubieten.
